Juridisch
Privacybeleid Chat on Page
Versie 1.5 · 1 november 2026
This document is also available in English.
1. Wie we zijn
Chat on Page is een dienst van Gintronics BV, Tategemstraat 22, 8790 Waregem, België, ondernemingsnummer en btw BE 0554.684.305 ("wij", "ons"). Voor vragen over privacy of om je rechten uit te oefenen, mail je naar info@gintronics.com. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld.
Dit beleid bestaat in het Nederlands en het Engels. Voor wie in België of Nederland woont of gevestigd is, heeft de Nederlandse versie voorrang, voor alle anderen de Engelse.
2. Onze rol: verwerkingsverantwoordelijke of verwerker
We verwerken persoonsgegevens in twee verschillende rollen:
- Als verwerkingsverantwoordelijke voor bezoekers van chatonpage.com, voor wie ons contacteert of een proef aanvraagt, en voor onze klanten en hun gebruikers (account, facturatie, gebruik van het portaal, de app voor medewerkers, de API en de MCP-server). Dit beleid beschrijft die verwerking.
- Als verwerker voor de gesprekken in de chatwidget op de websites van onze klanten. Het bedrijf dat de chat op zijn website aanbiedt, is de verwerkingsverantwoordelijke voor die gesprekken en voor de contactgegevens die bezoekers er achterlaten; wij verwerken ze enkel in zijn opdracht en volgens zijn instructies, onder onze verwerkersovereenkomst. Heb je gechat op de website van een bedrijf, lees dan het privacybeleid van dat bedrijf en neem contact op met dat bedrijf om je rechten uit te oefenen (zie artikel 10).
- Als verwerker ook voor de supportcorrespondentie die een klant laat inlezen voor Praktijkkennis, uit een gekoppelde mailbox (Gmail, Google Workspace, Microsoft 365, Outlook.com of IMAP), een helpdesk (Zoho Desk, Zendesk, Freshdesk, Trengo of Gorgias) of een bestand. Zie artikel 11.
3. Wat we verwerken, waarom en op welke grond
| Wie en wat | Doel | Rechtsgrond (AVG) |
|---|---|---|
| Bezoekers van chatonpage.com: IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browser (serverlogs); de noodzakelijke cookies uit het cookiebeleid. | De website leveren en beveiligen, misbruik voorkomen (tijdelijk blokkeren van IP-adressen die te veel verzoeken sturen). | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f). |
| Marketingcookies van Google Ads en Meta, en bij een registratie of een eerste betaling je e-mailadres in gehashte vorm. | Meten welke advertenties werken en relevante advertenties tonen. | Toestemming (art. 6.1.a), enkel als je Marketing aanvaardt in de cookiebanner. Je kunt je toestemming altijd intrekken via Cookie-instellingen. |
| Demochat op chatonpage.com: je vragen en de antwoorden, en je e-mailadres als je dat achterlaat. | Je vragen over Chat on Page beantwoorden, je aanvraag opvolgen, onze eigen bot verbeteren. | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f); maatregelen voor een overeenkomst als je om een aanbod vraagt (art. 6.1.b). |
| Contact- en proefaanvragen: naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer, website, je bericht. | Je aanvraag beantwoorden. | Maatregelen voor een overeenkomst (art. 6.1.b) of gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f). |
| Klanten en gebruikers: naam, e-mailadres, wachtwoord (enkel gehasht bewaard), taal, rol in het account, bedrijfsnaam, website, btw-nummer, facturatieadres, instellingen voor tweestapsverificatie. | Je account aanmaken en beheren, de Dienst leveren, ondersteuning, dienstberichten (zoals het einde van je proefperiode, een mislukte betaling of rapporten). | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b). |
| Facturatie: plan, betalingen, facturen, betaalmethode (van Mollie krijgen we enkel beperkte gegevens zoals het type en de laatste cijfers, nooit het volledige kaartnummer), resultaat van de btw-controle. | Facturatie, boekhouding, btw-nummers controleren via VIES (Europese Commissie), facturen versturen per e-mail en via Peppol. | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b) en wettelijke verplichting (art. 6.1.c). |
| Gebruik van het portaal, de API en de MCP-server: activiteitenlog (wie wat wanneer wijzigde, met IP-adres), API-sleutels en toegangstokens (gehasht bewaard), mislukte aanmeldingen. | Beveiliging, misbruik voorkomen en onderzoeken, de eigenaar van het account tonen wie wat deed. | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f). |
| App voor medewerkers: naam van het toestel, platform, pushtoken, beschikbaarheid, de gesprekken die je behandelt. | Teamleden oproepen en verwittigen in de live chat, de app leveren. | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b). |
| Partners: daarnaast rekeningnummer (IBAN), rekeninghouder, commissies en zelffacturen. | Het partnerprogramma uitvoeren. | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b) en wettelijke verplichting (art. 6.1.c). |
We gebruiken je persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of gevolgen die je in vergelijkbare mate treffen. We verkopen geen persoonsgegevens.
4. Wie gegevens ontvangt
We werken met de volgende dienstverleners (verwerkers). Zij krijgen enkel de gegevens die ze voor hun taak nodig hebben.
| Dienstverlener | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Hosting: team.blue | Servers waarop de Dienst en alle gegevens draaien; ook onze e-mails worden van deze server verstuurd. | Nederland (EU) |
| Mistral AI SAS | AI-taalmodellen: antwoorden genereren, zoeken (embeddings), documenten lezen (OCR), spraak omzetten in tekst, vertalen in de live chat, en supportcorrespondentie samenvatten voor Praktijkkennis. | Frankrijk (EU) |
| Mollie B.V. | Betalingen, domiciliëringsmandaten, facturen en het versturen ervan via Peppol. | Nederland (EU) |
| Google (Firebase Cloud Messaging), en Apple voor iPhones | Pushmeldingen naar de app voor medewerkers. Een melding kan een korte tekst over het gesprek bevatten. | EU en Verenigde Staten |
| Geoapify GmbH | Adressen van vestigingen van klanten omzetten in coördinaten voor de kaart. | Duitsland (EU) |
| team.blue (mailbox info@gintronics.com) | Je e-mails ontvangen en beantwoorden. | Nederland (EU) |
Google Ads en Meta (Facebook, Instagram) krijgen gegevens via cookies en conversieberichten enkel na je toestemming; zij treden op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken voor hun eigen doeleinden. Zie het cookiebeleid.
Werkt een klant met een partner (een websitebouwer of bureau), dan kan die partner het account van de klant bekijken, ook de gesprekken, binnen de grenzen van de partnervoorwaarden. We kunnen gegevens ook doorgeven als de wet of een rechterlijke beslissing dat vereist, of om onze rechten te verdedigen.
5. Doorgifte buiten de EU
We bewaren alle gegevens van de Dienst in de Europese Unie. Google en Meta (marketingcookies, met toestemming) en het afleveren van pushmeldingen door Google en Apple kunnen doorgifte naar de Verenigde Staten inhouden; die gebeurt onder het EU-VS-gegevenskader (Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Gebruik je de Dienst van buiten de EU, bijvoorbeeld vanuit de Verenigde Staten, dan worden je gegevens naar de EU doorgegeven en daar bewaard.
6. Hoe lang we gegevens bewaren
- Serverlogs: 14 dagen.
- Accountgegevens: zolang je account bestaat, en tot 90 dagen na het einde van de overeenkomst.
- Facturen en boekhoudstukken: zo lang als de wet vereist (in België nu 10 jaar).
- Activiteitenlog: 60 dagen.
- Marketingcookies: zie het cookiebeleid; je keuze in de cookiebanner onthouden we 6 maanden.
- Gesprekken in de demochat op chatonpage.com: geanonimiseerd na 90 dagen.
- Spraakberichten in de chat worden enkel omgezet in tekst en niet bewaard.
- Praktijkkennis: ingelezen supportcorrespondentie en opgeladen bestanden hoogstens 7 dagen; de algemene vraag en het antwoord tot de klant het artikel verwijdert of de overeenkomst eindigt; de code per gesprek tot het einde van de overeenkomst (zie artikel 11).
7. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder versleutelde verbindingen (HTTPS), strikte scheiding van de gegevens van verschillende klanten, wachtwoorden en API-sleutels die enkel als hash bewaard worden, optionele tweestapsverificatie, limieten en blokkades tegen misbruik, een activiteitenlog en het automatisch anonimiseren van gesprekken. Geen enkel systeem is volledig veilig; bij een datalek dat een risico voor je inhoudt, verwittigen we jou en de toezichthouder zoals de wet vereist.
8. Je rechten
Volgens de AVG heb je het recht om je persoonsgegevens in te zien, te laten verbeteren of wissen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, je gegevens in een overdraagbaar formaat te krijgen en je toestemming altijd in te trekken (zonder gevolg voor eerdere verwerking). Stuur je verzoek naar info@gintronics.com; we kunnen je vragen je identiteit te bevestigen en antwoorden binnen een maand.
Je kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, of bij de toezichthouder in je eigen land (in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens).
9. Aanvullende informatie voor inwoners van de Verenigde Staten
Afhankelijk van de staat waar je woont (bijvoorbeeld Californië onder de CCPA/CPRA, of Colorado, Connecticut, Virginia en andere staten met een privacywet), kun je het recht hebben om te weten welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe we ze gebruiken en doorgeven, om ze in te zien, te laten verbeteren of wissen, en om je af te melden voor de verkoop van persoonsgegevens, voor het delen ervan voor gerichte reclame over verschillende contexten heen (cross-context behavioral advertising) en voor gerichte reclame. Voor zover die wetten op ons van toepassing zijn:
- De categorieën persoonsgegevens die we verzamelen, hun bronnen, doelen en ontvangers staan in artikel 3 en 4: identificatie- en contactgegevens, commerciële gegevens (abonnementen en betalingen), internetactiviteit op onze website en in het portaal, en de inhoud van je communicatie met ons.
- We verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet voor gerichte reclame over verschillende contexten heen. Advertentiecookies van Google en Meta laden op chatonpage.com enkel als je ze aanvaardt in de cookiebanner; je kunt dat altijd weigeren of intrekken via Cookie-instellingen onderaan elke pagina.
- We gebruiken gevoelige persoonsgegevens niet voor andere doelen dan het leveren van de Dienst, en we verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16.
- Je kunt je rechten uitoefenen per e-mail aan info@gintronics.com, ook via een gemachtigde. We controleren je verzoek aan de hand van de gegevens die we al hebben, en je wordt niet benadeeld omdat je je rechten uitoefent.
10. Bezoekers van websites van onze klanten
Gebruik je de chat op de website van een van onze klanten, dan bepaalt dat bedrijf waarom en hoe je gesprek verwerkt wordt. Kort samengevat, en afhankelijk van de instellingen van dat bedrijf:
- De widget bewaart een willekeurige code in je browser, zodat je gesprek doorloopt op andere pagina's; hij gebruikt geen trackingcookies (zie het cookiebeleid).
- Je berichten worden door AI verwerkt (Mistral AI, in de EU) om antwoorden te geven op basis van de eigen website en documenten van het bedrijf. Gebruik je spraak, dan wordt je opname enkel omgezet in tekst en niet bewaard.
- De chat vraagt je naam, e-mailadres of telefoonnummer als je wilt dat een medewerker contact met je opneemt of je een kopie van het gesprek per e-mail wilt, of in een formulier dat het bedrijf aan zijn chat heeft toegevoegd. Het is altijd je eigen keuze om die gegevens te geven.
- Gesprekken worden bewaard in het account van het bedrijf en automatisch geanonimiseerd na de bewaartermijn die het bedrijf koos (tussen 30 dagen en 1 jaar). Contactgegevens die je achterliet met een vraag om contact, blijven beschikbaar voor het bedrijf tot ze op zijn vraag of bij het einde van zijn overeenkomst met ons verwijderd worden.
Om je rechten uit te oefenen voor een gesprek, neem je contact op met het bedrijf op wiens website je chatte. Contacteer je ons, dan sturen we je verzoek door naar dat bedrijf en helpen we het.
11. Gekoppelde mailboxen en helpdesks (Praktijkkennis)
Een klant kan zijn supportmailbox of helpdesk koppelen, zodat Chat on Page uit beantwoorde klantvragen algemene artikelen maakt voor zijn chatbot en helpcentrum. Daarvoor geldt:
- Enkel lezen. Bij Gmail en Google Workspace vragen we enkel de toestemming om mails te lezen (
gmail.readonly). Bij Microsoft 365 en Outlook.com vragen weMail.Readom mails te lezen (enMail.Read.Sharedvoor een gedeelde mailbox),User.Readom het e-mailadres van de account te kennen enoffline_accessom elke dag de nieuwe mails te kunnen lezen. Met die toestemmingen kan Chat on Page geen mails versturen, wijzigen, verplaatsen of verwijderen. Bij een koppeling via IMAP meldt Chat on Page zich aan met de gebruikersnaam en het wachtwoord die de klant opgeeft; ook dan leest Chat on Page enkel, en verandert het niets aan mails, mappen of gelezen-markeringen. - Wat we lezen. Van de mails sinds de datum die de klant kiest: kopteksten (afzender, ontvangers, onderwerp, datum en verwijzingen naar eerdere berichten) en de tekst. Bij Gmail en Microsoft 365 downloaden we geen bijlagen; bij IMAP wordt het volledige bericht opgehaald, maar enkel de tekst wordt gelezen en bijlagen worden niet bewaard. Nieuwsbrieven, automatische berichten en adressen die de klant uitsluit, slaan we over. Bij een helpdesk lezen we de afgehandelde tickets (opgelost of gesloten) die sinds die datum gewijzigd zijn, met hun publieke berichten en de naam en het e-mailadres van de afzenders; interne notities lezen we niet.
- Wat we bewaren. Per koppeling: het e-mailadres of de gebruikersnaam van de account, bij IMAP de server, bij Zoho Desk de organisatie en afdelingen, bij Zendesk, Freshdesk en Gorgias het adres van de helpdesk, bij Zendesk en Gorgias ook het e-mailadres van de account, de supportadressen en uitgesloten adressen die de klant opgeeft, en versleuteld het wachtwoord (IMAP), het vernieuwingstoken (Gmail, Microsoft, Zoho) of de API-sleutel (Zendesk, Freshdesk, Trengo, Gorgias). De ingelezen gesprekken worden versleuteld bewaard tot ze verwerkt zijn en daarna gewist, in elk geval binnen 7 dagen. Een opgeladen bestand wordt verwijderd zodra het ingelezen is of het inlezen mislukt, en in elk geval binnen 7 dagen. Daarna blijven enkel de vraag en het antwoord in algemene woorden, zonder namen, e-mailadressen, telefoonnummers, bestel- of klantnummers en links naar persoonlijke documenten, en per gesprek een onomkeerbare code met de datum, de taal en de reden waarom het eventueel niet gebruikt werd, om hetzelfde gesprek niet twee keer in te lezen.
- Wie de gegevens krijgt. Mistral AI (Frankrijk, EU) maakt de samenvatting, als verwerker. We verkopen de gegevens niet, gebruiken ze niet voor reclame en niet om algemene AI-modellen te ontwikkelen, verbeteren of trainen. Mistral AI verwerkt de gegevens enkel voor deze functie (de samenvatting maken en de artikelen doorzoekbaar maken) en niet om zijn AI-modellen te trainen. Wij geven gegevens uit Google-API's (Gmail) niet door aan andere AI-diensten. Medewerkers van Chat on Page lezen ze niet, behalve met de toestemming van de klant voor een specifieke vraag, om misbruik of een beveiligingsprobleem te onderzoeken, of als de wet dat vereist.
- Ontkoppelen. De klant kan een koppeling altijd ontkoppelen in het portaal. Dan wissen we de toegangsgegevens, stoppen we een inleesbeurt die nog loopt (wat ze al gelezen had, wordt gewist) en trekken we de toestemming bij Google in (tenzij dezelfde Google-account nog voor een andere chatbot gekoppeld is). Je kunt de toegang van Chat on Page ook zelf intrekken in de instellingen van je Google-, Microsoft- of Zoho-account, bij IMAP je wachtwoord wijzigen, of bij Zendesk, Freshdesk, Trengo of Gorgias de API-sleutel intrekken of vernieuwen.
- Google API Services User Data Policy. Het gebruik en de doorgifte aan andere apps van gegevens die Chat on Page via Google-API's ontvangt, voldoen aan de Google API Services User Data Policy, met inbegrip van de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use).
12. Kinderen
Chat on Page is bedoeld voor ondernemingen en richt zich niet tot kinderen. Als verwerkingsverantwoordelijke verwerken we niet bewust persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16.
13. Wijzigingen
We kunnen dit beleid aanpassen. De versie en datum bovenaan tonen wanneer het laatst gewijzigd werd. Over wezenlijke wijzigingen informeren we klanten per e-mail of in het portaal.