Reservaties via de chat

Met reservaties boekt een bezoeker in de chat een tafel, een afspraak bij de huisarts of een plaats bij de kapper. De bot kent de vrije plaatsen en houdt rekening met de capaciteit per moment en per dag.

Reservaties instellen

1. Open je bot en kies Antwoorden en reacties > Reservaties.
2. Klik op Reservaties instellen en kies bij Voor welke zaak? je soort zaak, bijvoorbeeld Restaurant, Huisartsenpraktijk of Iets anders. Je krijgt de gebruikelijke momenten, capaciteit en vragen van die zaak.
3. Pas alles aan:
   • Algemeen: de Naam, Actief en of er een startknop is.
   • Momenten: per moment (bv. lunch of diner) het Eerste uur, het Laatste uur, Om de hoeveel minuten, de Dagen en de Capaciteit. Die geldt voor het hele moment of per tijdslot.
   • Regels: Hoogstens personen per reservatie, Minstens vooraf, Hoogstens vooruit, of de bot een telefoonnummer vraagt en of het e-mailadres bevestigd moet worden. Bij Meldingen naar kies je wie een mail krijgt. Leeg is het supportadres van de bot.
   • Optioneel: Soorten, Afwijkende dagen (gesloten of andere capaciteit), Extra vragen en Voor de bot.
4. Sla op.

Later pas je dit aan met de knop Instellingen bovenaan de pagina Reservaties.

Zo verloopt een reservatie

De bot zoekt vrije tijden en toont ze als knoppen. Hij vraagt de nodige gegevens, één vraag per keer, en boekt pas als de bezoeker bevestigt. Staat E-mailadres laten bevestigen aan, dan wordt de plaats 120 minuten vastgehouden en is de reservatie pas definitief na een klik op de link in de mail. Daarna krijgt de bezoeker een bevestiging per mail met een link om zijn reservatie te wijzigen of te annuleren. Vraagt hij dat later in de chat, dan mailt de bot die links naar het e-mailadres van de reservatie.

Reservaties opvolgen

Bovenaan zie je een kalender met de bezetting. Klik op een dag om de reservaties van die dag te zien. Per reservatie kun je:

• Bevestigen, als ze nog op de bezoeker wacht.
• Annuleren. De plaats komt weer vrij. Bij een bevestigde reservatie kies je of je de bezoeker verwittigt per mail, met een reden.

Met Reservatie toevoegen voer je zelf een reservatie in, bijvoorbeeld een telefonische. Zo telt ze mee voor de vrije plaatsen in de chat.

Goed om te weten

• Zet Actief uit om tijdelijk geen reservaties aan te nemen. Bestaande reservaties blijven.
• Reservaties gaan ook naar gekoppelde systemen en webhooks (zie Koppelingen en Webhooks).
• Wil je liever dat bezoekers zelf in je eigen agenda een afspraak kiezen? Zie Afspraak inplannen.