Die Antwortmail mit einem vorgeschlagenen Antworttext

Kann der Bot eine Frage nicht selbst bearbeiten und hinterlässt der Besucher seine Daten, erhält Ihr Team eine E-Mail mit einer fertigen Antwort an den Besucher. Ihr Mitarbeiter prüft diese und leitet sie weiter. Auf der Seite Antwortmail wählen Sie aus, wie die Antwort unterzeichnet wird und wie sie beginnt und endet.

Was steht in der E-Mail?

• Ein Antwortvorschlag in der Sprache des Besuchers mit Ihrer Anrede, Einleitung, Schlussformel und Unterschrift.
• Ein interner Teil (vor dem Versand zu entfernen) mit den Daten des Besuchers, einer Zusammenfassung und dem vollständigen Gespräch.
• Ein Link, um das Gespräch im Portal zu öffnen.

Das Beantworten ist einfach: Wenn der Besucher eine gültige E-Mail-Adresse angegeben hat, wird diese als Antwortadresse in der E-Mail verwendet.

Die E-Mail einrichten

1. Öffnen Sie Ihren Bot und wählen Sie Antworten & Reaktionen > Antwortmail.
2. Oben sehen Sie ein Beispiel mit nummerierten Abschnitten.
3. Tragen Sie bei Unterschrift: Name oder Team z. B. "Das Team von Beispiel GmbH" ein. Darunter werden automatisch der Name, die Adresse, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse des Standorts oder der Name des Accounts und die Support-Adresse des Bots angezeigt.
4. Geben Sie ggf. Unterschrift: Telefonnummer ein. Diese wird in der E-Mail verwendet, wenn der Standort keine eigene Nummer hat.
5. Unter Anfang und Ende der Antwort, pro Sprache wählen Sie ein Tab pro Sprache und passen die Texte an: 1. Anrede mit Namen, 1. Anrede ohne Namen, 2. Einleitung, 3. Einleitung der Antwort, 4. Schlussformel und 5. Zusätzliche Zeile unter der Unterschrift (optional). Mit {name} in der Anrede wird der Vorname des Besuchers eingefügt.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Lassen Sie ein Feld leer, dann wird der graue Standardtext verwendet.

An wen wird die E-Mail gesendet?

Die E-Mail wird an die Übergabeadresse (Mitarbeiter) des Standorts gesendet, um den das Gespräch geht (siehe Standorte). Gibt es keinen Standort, wird sie an die Support-Adresse des Bots (siehe Allgemeine Einstellungen) oder ansonsten an die Support-Adresse Ihres Accounts gesendet. Teammitglieder, die Benachrichtigungen für neue Leads aktiviert haben, erhalten eine Kopie (siehe Profil und Benachrichtigungen).

Gut zu wissen

• Jede weitergeleitete Frage ist auch ein Lead. Unter Leads und Übergaben sehen Sie, ob die E-Mail versendet wurde.
• Übernimmt ein Kollege das Gespräch über Live-Chat, dann wird keine E-Mail gesendet.
• Koppeln Sie eine Helpdesk, kann die weitergeleitete Frage dort als Ticket eingehen, anstelle oder zusätzlich zu dieser E-Mail (siehe Koppelungen).
• Auch eine Anfrage für ein Angebot geht als Antwortmail ein. Der Vorschlag bedankt sich dann für die Anfrage, ohne Preis oder Frist zu nennen.