L'e-mail de réponse avec une réponse proposée

Si le bot ne peut pas traiter une question lui-même et que le visiteur laisse ses coordonnées, votre équipe reçoit un e-mail avec une réponse prête à l'emploi pour le visiteur. Votre collaborateur la vérifie et l'envoie. Sur la page E-mail de réponse, vous choisissez comment cette réponse est signée et comment elle commence et se termine.

Que contient l'e-mail ?

• Une proposition de réponse, dans la langue du visiteur, avec votre formule d'appel, introduction, formule de politesse finale et signature.
• Une partie interne (à supprimer avant l'envoi) contenant les coordonnées du visiteur, un résumé et la conversation complète.
• Un lien pour ouvrir la conversation dans le portail.

Répondre est simple : si le visiteur a fourni une adresse e-mail valide, celle-ci apparaît comme adresse de réponse dans l'e-mail.

Configurer l'e-mail

1. Ouvrez votre bot et choisissez Réponses et réactions > E-mail de réponse.
2. En haut, vous voyez un Exemple avec des éléments numérotés.
3. Remplissez Signature : nom ou équipe, par exemple avec « L'équipe de Exemple SA ». En dessous, les nom, adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail de l'agence s'affichent automatiquement, ou le nom du compte et l'adresse de support du bot.
4. Remplissez éventuellement Signature : numéro de téléphone. L'e-mail l'utilisera si l'agence n'a pas de numéro propre.
5. Sous Début et fin de la réponse, par langue, choisissez un onglet par langue et adaptez les textes : 1. Formule d'appel avec nom, 1. Formule d'appel sans nom, 2. Introduction, 3. Introduction de la réponse, 4. Formule de politesse finale et 5. Ligne supplémentaire sous la signature (facultatif). Avec {name} dans la formule d'appel, le prénom du visiteur s'affiche.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Si vous laissez un champ vide, l'e-mail utilisera le texte standard en gris.

À qui l'e-mail est-il envoyé ?

L'e-mail est envoyé à l'Adresse de transfert (collaborateur) de l'agence concernée par la conversation (voir Agences). S'il n'y a pas d'agence, il est envoyé à l'adresse de support du bot (voir Paramètres généraux) ou, à défaut, à l'adresse de support de votre compte. Les membres de l'équipe ayant activé les notifications pour les nouveaux leads reçoivent une copie (voir Profil et notifications).

Bon à savoir

• Chaque question transmise est également un lead. Vous pouvez voir sous Leads et transferts si l'e-mail a été envoyé.
• Si un collègue reprend la conversation via Chat en direct, aucun e-mail n'est envoyé.
• Si vous connectez un service d'assistance, la question transmise peut arriver sous forme de ticket au lieu de, ou en plus de, cet e-mail (voir Intégrations).
• Une demande de devis arrive également sous forme d'e-mail de réponse. La proposition remercie alors pour la demande, sans mentionner de prix ou de délai.